U herkent het, de hele wereld wordt digitaal. Dat is handig, want je kunt altijd alles overal terugvinden. Het is voor de gemeente een hele uitdaging om digitaal te gaan. We gaan nu naar het Zeeuws Archief, naar het E-depot. Ik ben Co de Feijter. Werkzaam sinds 5 jaar bij de gemeente Veere. Werkzaam bij bedrijfsvoering en dan met name dossiervorming en archivering. Wij vinden het belangrijk om dossiers niet alleen maar kort te bewaren, maar juist ook voor de langere termijn te bewaren. En niet alleen de fysieke dossiers, maar juist ook de digitale dossiers moeten langdurig bewaard worden. Op een gegeven moment hebben we de omslag gemaakt van fysiek werken naar digitaal werken. Dat is in het begin van 2017 gebeurd en toen begonnen we hier ook over na te denken. Hoe moeten we dan die dossiers echt duurzaam gaan bewaren? Dus toen hebben we ook gesproken met onze partner, het Zeeuws Archief. En toen zijn we een project gestart om te kijken: hoe kunnen we dit handen en voeten gaan geven? Toen hebben we eerst bekeken, wat moeten we eigenlijk in een E-depot op gaan nemen? Dan gaat het natuurlijk om langdurig te bewaren informatie. En toen hebben we gezegd laten we met een soort pilot gaan beginnen om te kijken hoe kunnen we er nou voor zorgen dat de goeie vergunningen compleet en langdurig duurzaam, kunnen worden overgedragen aan het E-depot. En hoe ga je om met de privacy? Want het is nu nog een vrij jong archief waarvoor we gekozen hebben. Dus de meeste aanvragen zijn nog in leven, dus dat betekent dat je niet zomaar die persoonsgegevens ter beschikking kan stellen aan de buitenwereld. Ik ben Jeffrey Schuurbiers, projectleider adviseur digitale archivering bij het Zeeuws Archief. Ik ben projectleider voor aansluit trajecten met de gemeentes. Daarbij begeleid ik de gemeentes om informatie en archieven over te brengen naar het E-depot. En ontwikkel ik bij het Zeeuws Archief het E-depot zelf. Samen met natuurlijk mijn collega's van het E-depot. Het Zeeuws Archief bestaat al heel lang. Fysieke archieven. Maar ja, sinds kort hebben we natuurlijk met de digitale archieven te maken. En daar komen hele andere uitdagingen bij kijken. Het is een heel andere vorm van vastleggen van informatie. Ook de hoeveelheid informatie is heel anders. Dat is de uitdaging om daar de slimmigheidjes te gaan combineren van het authentieke archief. Denken met hoe om te gaan met de digitale archieven. Sommige dossiers die over gedragen worden naar het E-depot die mogen openbaar gemaakt worden, maar sommige vanwege auteursrecht of persoonlijke gegevens, mogen dat niet. Of voor een bepaald aantal jaar niet, dan moet op dat gebied nog informatie aan de dossiers toegevoegd worden. Dus daarover zitten we samen met de gemeente om te kijken hoe we dat aanpakken. Online kan steeds meer gevonden worden. Er kunnen ook aanvragen gedaan worden, zodat de stukken gedigitaliseerd worden, zodat mensen niet per se hierheen hoeven te komen. En als we voor bepaalde vragen iets digitaliseren, komen deze ook meteen in aanmerking om online te zetten. We hebben voor het E-depot een bepaalde planning, waarbij we per jaar twee of drie zaaktypen overdragen. En de opzet is om dit in het project al in die eerste twee jaren mee te nemen. En de jaren daarna, zal onder regulier werk vallen. Hoe verder we naar de toekomst gaan, hoe meer digital born informatie er gaat ontstaan. Die informatie kan in aanmerking komen voor het E-depot.